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从公司角度浅谈电子印章的使用效力与规范管理
伴随着信息化、无纸化办公模式的推广，电子印章作为一种新兴的数据电文形式应运而生。电子印章克服了传统印章的多种缺陷，在更好的保障颗粒机用章安全性的同时也方便了企业异地用章，可有效的提高办公效率、降低办公成本。实践中，很多客户对于日常经营中不同情形下使用电子印章是否有效、司法判例中对于电子印章证据的效力如何认定等问题尚有疑虑，现本文从颗粒机公司角度出发，简要分析电子印章在不同情形下的使用效力以及日常的规范管理，以便于客户降低企业经营风险。
一、公司在民事活动中使用电子印章签署合同及文件的法律效力
《合同法》第十条、第十一条明确认可了依法采用颗粒机数据电文形式订立合同的效力，即当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。其中书面形式是指合同书、信件和数据电文，数据电文包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件。采用数据电文形式订立的合同与颗粒机纸质合同均属于书面合同。
同时，《电子签名法》第三条、第十三条、第十四条规定，民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得颗粒机仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。
法律法规对于数据电文真实性、可靠性标准的规定集中体现在《电子签名法》第四至第八条中，整体可概括为“可读、可保存、可识别、真实”四个方面。因此，公司颗粒机在日常经营活动中只要能够达到前述真实性可靠性要求，依法使用电子印章签署的合同即具有法律效力。但需注意的是，在使用电子印章签署合同过程中应当在合同文件中约定合同一方或双方可以使用电子印章签署合同。
二、公颗粒机司在向政府部门出具的手续性、说明性文件中使用电子印章的法律效力
《电子签名法》第三条对电子签名的适用范围作出了限制性规定，电子签名适用于民事活动中的合同或其他文件，但以下文书不适用电子签名，包括：涉及婚颗粒机姻、收养、继承等人身关系的，涉及土地、房屋等不动产权益转让的，涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的，法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。
虽然《电子签名法》将电子签名的适用范围限定在颗粒机部分民事活动中，实务中全国已有多个地区的政府部门将电子签名应用在行政管理性文件中。
例如，2018年10月17日，海关总署发布2018年第132号公告，为推进国际贸易“单一窗口”和“互联网＋海关”建设与颗粒机实施，实现海关通关全部单证无纸化和全流程线上办理，便利进出口纳税企业，海关总署决定启用“中华人民共和国海关单证专用章”电子印章并附印模，自2018年10月22日起，参与税单打印改革试点的海关启用“单证颗粒机专用章”。
又如，2016年3月1日颁布实施的《广东省商事登记条例》第四章第三节规定“全程电子化登记中，加具电子签名的电子文件、电子档案与纸质形式材料具有同等法律效力”、“全程电子化登记涉及的电子签名与颗粒机手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。
再如，吉林省住房和城乡建设厅关于印发《吉林省建设工程电子招标投标数字证书和电子印章管理暂行办法》的通知（吉建招〔2014〕4号）第二条规定，凡于本省境内实行电子招颗粒机标投标的建设项目，招标投标参与各方必须办理数字证书和电子印章，使用数字证书登录电子招标投标系统完成招标投标的相关交易活动。第十三条规定，招标投标项目中的电子标书文件是指电子招标投标活动中的资格预审公告颗粒机、招标公告、资格预审文件、招标文件（含补充、答疑文件）、资格预审申请文件、投标文件（含澄清、说明文件）、标底或招标控制价文件、评标报告、中标通知书等。第十六条规定，电子标书文件加盖电子印章并进行电子签颗粒机名，即具有法律效力，但该电子标书文件的打印稿、复印稿或经任何形式的电子格式转换稿，不具备相同法律效力。
由此可见，公司向政府部门出具的手续性说明性文件，通常用于行政审批，其效力取决于政府部门是否出台相关颗粒机的法规、规章对电子印章的效力作出规定。如按照政府部门的有关规定，利用相应的电子政务平台、按照规定的操作流程提交或者交互数据电文，则政府部门一般会认可使用电子印章形成的文件效力。
三、司法判例中对使用电子颗粒机印章形成的合同及文件证据效力的认定
经判例检索，使用电子印章签署的合同及文件的证据效力问题多见于民事合同纠纷中，广东省佛山市中级人民法院作出的（2017）粤06民终13304号民事判决书、上海市嘉定区劳颗粒机动人事争议仲裁委员会作出的嘉劳人仲（2016）办字第1711号裁决书以及广东省吴川市人民法院作出的（2017）粤0883民初1200号民事判决书均依据《电子签名法》的相关规定，在综合判断案件证据的基础颗粒机上认可了符合法定要求的电子合同的效力。司法实践中，如果有相关证据或者方式证明数据电文的真实性、合法性，司法机关并不排斥将数据电文作为证据，也并不否认以数据电文方式签订的电子合同的有效性。
四、公司对于电颗粒机子印章的规范化使用及管理
电子印章的本质属于电子数据，在有效的技术保障和法律规定的前提下，符合规定形式的可靠电子印章与传统印章具有同等法律效力。但是有关电子签名的数据电文、电子合同有效性问题，涉及较为复颗粒机杂的技术知识，且属于新兴事务，对“电子签名”、“数字签名”、“用户密码”等专业概念的认知偏差，可能导致司法实践中对于数据电文和电子合同有效性认定的条件与《电子签名法》的规定出现偏差。
鉴于以上情况，电子颗粒机印章的日常规范化使用、管理显得尤为重要。首先公司应根据《电子签名法》、《商用密码管理条例》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等法律法规的规定，向权威认证机构申请电子印章；其次应制定严格、健颗粒机全的内部管理制度，明确电子印章的保管人和使用流程，由保管人妥善保管电子印章有关的签名和密钥并定期修改保护口令，防止泄露。
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