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通常在企业中，会将“证、照、章”作为一个大的归类，放在一起管理，而管辖的部门主要以行政部、财务部、法务部等用章部门为主，当然也有一部分业务部门会管理与其业务关系紧密的一些颗粒机印章，如在建筑设计领域广泛使用在图纸上的出图章，行政人员收发快递时的签收和签发章等。
我们平时管理印章主要有：公章、合同章、财务章、发票专用章、人名章，而由于用章场景的不同，通常也会依据印章的功能和用途颗粒机进行分开管理，公章及合同章在行政或法务部门保存及管理，而财务章、发票专用章及人名章多保存在财务部门。一个错盖的印章可能给企业造成巨大的经济损失，这种损失少的几万，大的可能就要过亿了，这并不是骇人听闻。颗粒机网上不乏有关于用章不当或私自用章导致企业遭受损失的案例，这种情况累计到一年是损失会高达上千亿元，有兴趣的同学可以上网去复核一下。
印章的管理，首先要在企业建立的就是关于印章使用的管理制度，没有规矩不成方颗粒机圆，尤其对于用章这个关乎企业性命的事件上，一定要编制一套完整的用章管理制度对所有的用章环节进行规范，制度所覆盖的将是以下几个阶段：制章、保管、申请使用、留档查询、废弃销毁，包括新技术在印章管理上的应用颗粒机等。
1制 章
制作一枚新的印章，一定是要经过严格的审批，确定制作后，应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。
无上级主管部门的，应当凭登记管理颗粒机部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。
办理准刻手续的经办人员，需持刻制单位的委托证明和本人身份证明；办理人名章准刻手续的，同时提供名章所颗粒机刻人名的身份证明。出于安全等各方面的考虑，老行政建议在办理上述手续时，至少要两人同行，以做相互证明。
保 管
无论任何部门保管的印章，一律要求放到保险柜里进行保管。而开启保险柜能启用印章的，最安全的方式颗粒机是，需要2人以上才能开启。当然对于很多企业来讲，难以达到这样的要求，因此能够开启保险柜使用印章的这个人，就要经过严格的审核，因为这个任务虽小，但责任确实是太重大了。
而很多情况下，会有外出用印的情况，譬颗粒机如到一些政府机关去办理手续，需要现场用章的，在这种情况下，必须要求双人以上同时出行，严格避免任何情况下单一人员使用印章的情况。
3申请使用
大多数企业已有自己的OA系统，其中用章的审批模块是其流程中的基础颗粒机配置。通常情况下，使用OA流程，按审批权限逐一完成审批就好了。在盖章环节，我们建议是，一定要使用OA系统中流转的需要盖章的文本，由负责盖章的同事打印出来盖章，而不要使用脱离了OA系统之外申请人带来的文颗粒机本，以杜绝两种文本中可能出现的任何不同，因为在这个环节一旦出现疏漏，就很难进行挽回了。
对于没有OA系统的公司，大多还是通过盖章申请单走线下审批流程的，这就要求负责盖章的同事要严格执行盖章的规章制度，对颗粒机缺少任何手续的盖章要求一律拒绝。即使是有审批人的电话通知都不行，一定要求其通过短信或微信等以文字形式进行批准，并在事后补签流程的纸质文档才可放行，而当时的微信截屏也要保留并打印出来，作为盖章文件中审批颗粒机的副本，毕竟在后期查询时，不是所有人都能清楚记得几个月前发生的事情，更何况是几年前。
留档查询
盖完章的任何文本请不要脱离盖章人的视线，在完成用章后，立即对文本进行复印或扫描留档，最好将扫描留档的文本再颗粒机回传到OA系统中，这样无论是对于后期统计或查询，都将非常及时和方便。
如果是线下的用章审批单，建议对审批单进行登记，录入电脑，这样方便后期的查询，再将原始单据和复印件编号后一起存入档案柜保管。
废弃销毁颗粒机
印章由于不同原因，也会有寿终正寝的时候，因此关于废弃及销毁的流程，也要编入当初的印章管理制度中。而在废弃销毁在实际执行中，通常是将印章图案进行无法修复的破坏，而在整个执行过程中，除了双人在场以外，要求颗粒机进行实时录像。销毁的印章和录像之后进行分别保管，以在任何需要进行查询的时候进行查证。
6新技术的应用
以上关于用印的管理，已经可以完全覆盖到当前大多数企业的需求。只要有完备的用章管理制度，并在工作上尽到人颗粒机尽其责，是完全可以保障用章安全的。但随着社会的发展，各种诱惑，人是难免犯错误的，因此像很多行政领域的工作一样，人防配合技防。
既然企业的印章管理在很多管理者的工作中认为是非常重要的，因此随着科技的发展，颗粒机今天我们已经有很多现代化的技术来支持企业的印章使用及管理，下表的所有功能已经能够完全覆盖了企业的用章场景。
这种印章系统有些品牌或厂家给其定义为企业的印章管理系统，有的定义为盖章机器人，都是在强调其智能颗粒机化的一面。智能印章管理系统可以在获取盖章流程批准后，会在特定场景及操作下，由执行机构落下印章，完成盖章操作，同时其摄像头完成场景及文档的录像或扫描等任务，这种产品正在逐步走入企业，替代之前建立在人格信颗粒机赖之上的用章管理工作，当然这种产品的价格也不是一般的便宜。
作者 | 王勇
行政联盟大咖说专栏作家，资深行政运营专家— END —想做好办公室消杀，你得向超市阿姨学习！
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