每个企业都有印章,可是印章就像一个气球,一触即发,稍微管理疏忽就会给企业带来经济风险,更严重的还会影响企业的经营,触犯了法律,很多企业为了管理印章还设立了自有的印章监管机制,可是这样一来不仅管理成本很颗粒机高,并且用印的效率也非常低下,不利于企业快速开展相关业务,那么怎样管理印章才能既安全又有效率呢?
印章管理风险防范:
1、建立健全印章管理制度,将印章管理落到实处
2、明确印章使用的范围与权限
3、提高印章使颗粒机用的风险与责任意识
4、部署智能印章管理系统
企业除了建立完善的印章管理机制,还需要借助信息化管理手段,监印官智能印章管理系统以APP+管理系统为核心,结合智能硬件实现印章使用环节中人章分离、远程授权、数颗粒机据溯源等功能,让企业远离印章使用风险。
监印官智能印章的功能及作用:
1.全自动盖章规范印章使用
用印人通过手机APP提交用印申请,必须经由授权人确认需要盖印的文件内容并授权同意后,印章使用人才能开启监印官颗粒机智能印章,实现全自动盖章,非手工按压,盖章瞬间人章分离,大大降低了人为操作风险;有效避免盖印的随意性,也避免了人情盖印、私自盖印等行为。
2.防止企业印章被克隆
监印官智能印章盖印的同时,授权人、印章使用颗粒机人、盖印时间(精确到秒)、盖印地点、盖印的文件内容、盖印文件数量都会形成数据上传至管理平台,管理人员可通过APP以及云管理平台实时查询使用情况,一定是申请的人,用申请的章,盖申请的内容,保证了用印的唯颗粒机一性,让假章将无处遁形。
3.远程监控盖印过程
每个单位,都有外出签订合约或者负责人外出时授权盖印的问题。监印官智能印章必须在授权人审核盖印文件内容之后才授权盖印,远程监控盖印的全过程,使盖印处于可控状态颗粒机。
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