来源 | 盛康法务
作者 | 曹栋采
印章风险是公司管理的重大法律风险之一，很多企业都建立了管理流程和管控办法，但企业老板对印章的管理仍然放心不下，管控尺度难以把控，印章管理疏失无法避免，由此带来的纠纷及损失颗粒机不时发生。如何最大限度地减小公司印章管理的风险和损失？本文在长期企业管理和风控实务经验的基础上，针对印章管理的盲区和焦点，提出针对性的、实操性的解决办法。01
印章数量——“三减”
公司运转的必备印章包括颗粒机公章、财务专用章、法人章、发票专用章等。除了这些必备印章外，有些公司尤其是集团公司因为各种需要还刻有很多其他印章，比较常见的有合同专用章（有的甚至有多枚合同专用章并编有序号），还有人力资源部、行政部、颗粒机采购部、销售部、工程部等部门章，项目章等。
公司的印章并非越多越好，印章越多，管控难度越大，法律风险越大。因此，除公司运转必备印章外，尽量减少其他印章的刻制和使用。
一减合同专用章，对外签署合同使用公章即颗粒机可，不建议专门刻制和使用合同专用章；
二减部门章，部门章除必须使用的外，一般不刻制和使用。因为使用任何一枚印章包括部门章对外出具文件的，由此产生的法律责任一般都是由公司来承担的。
三减其他印章，除必须使用颗粒机外，一般不刻制和使用其他印章。
02
公章刻制——“二密”
目前，仿刻印章很简单，并且可以达到鱼龙混珠的程度，李鬼冒充李逵，一般要通过司法鉴定才能分清真假。面对盖有自己公司公章的合同或其他文件，我们难以直观颗粒机地判断其真伪。此类印鉴纠纷不少，涉案金额一般都比较大，带来的损失不小.
因此，公章刻制要做到二密：
一是加密。在公章刻制完成，备案使用前，先进行适当的加密，即在印章上做暗标，如对笔划或图形作细小的修改，以颗粒机使该印章具有自己的独特暗记。有了上述公章的暗记，我们就可以一眼识李鬼，最快速、简便地识别盖章文件的真伪。
二是保密。上述公司加密暗记应作为公司机密，加以保护，除办理加密的人及老板外，控制知情范围。
03
印颗粒机章使用——“五有”
印章使用，做到五有：有申请，有时间，有批准，有台账，有备份。
其一要有申请人，要有明确的使用单位和经办人；
其二要有批准人，按照公司管理权限，经批准人批准后用印；
其三要有时间，既要有用印颗粒机的时间记录，用印文件上更要载明该文件的签署日期。
其四是做好用印台账，详细记录用印单位、用印人、批准人、相对方、用印时间、用印数量等。
其五要做好文件备份，除涉密文件外，一般用印后的文件均须备份存档。
04颗粒机
印章保管——“三专”
一是专人。公司印章专人管理。掌印人很重要，选好选对掌印人，是做好印章风险管控的重要一环。
有的老板从安全的角度，自行掌管或者委托自己的亲戚等最信得过的人掌管。自行掌控影响到使用效率，颗粒机并且难以留下使用痕迹。委托亲戚管理只注重了安全性，容易忽略印章管理人的其他素质要求。
选好印章的管理人，要综合考虑安全性、责任心、稳定性。印章管理人既要信得过，还要拿得起，还能留得住。老板信任是前提；印颗粒机章管理人还应当具备较强的责任心，要有认真、细致、踏实的工作作风，能够担当起印章管理的职责；还要有较好的工作稳定性，印章管理人频繁变动，印章交接容易产生风险，也使印章风险的责任难以区分。
二是专柜。有的老颗粒机板将公司印章放在随身携带的公文包里，有的放在办公桌上，有的锁在办公桌抽屉里，这些“皮包印章”“桌面印章”“抽屉印章”的风险很大。近些年来发生的不少纠纷均是印章被偷盖，公司查无用印记录。尤其是部门章、项颗粒机目章，保管更加随意。因此，应实行印章专柜保管，公司印章必须设置保险柜，开柜使用，用完入柜，密码保管。
三是专区。印章保管的保险柜不应直接置放在保管人的办公桌边，而应设立公司相对独立的机要区，和繁杂的办公颗粒机区域相对区隔。
05
印章管用——“四责”
一是明确职责，明确各类印章的管理人，及其相应的职责、管理制度和流程。公章由公司公章管理人专责管理，财务章由财务负责人专责管理，部门章由部门负责人专责管理，项目章由颗粒机项目负责人专责管理。
二是承诺履责。签署履责承诺书，约定违规损失赔偿。公章管理人，包括公司、部门章、财务章、项目章的管理人均应签署专门的履责承诺书，载明管理的起始时间，声明已经知晓公司印章管理制度，保证颗粒机履行管理职责，承诺违反管理规定造成公司损失的承担赔偿责任。
三是双签定责。部门章、项目章在使用时均须做到双签：即部门负责人、项目负责人签字，加盖部门章、项目章；违反双签规定的，对部门负责人、项目负责人予颗粒机以处分，造成公司损失的，责令赔偿。
四是终身追责。部门章、项目章均由申请用章的部门负责人、项目负责人在批准后刻制、保管、使用，该部门负责人、项目负责人调动或离职时，该章同步封存。由新的部门负责人、项目负颗粒机责人按照需要启用新印。部门负责人、项目负责人对其申领的印章“终身”负责。
06
印章监管——“二新”
在传统的制度管控、审计监督等的基础上，结合新形势、新技术创新管理方法。
一是视频监控。设立印章管理专区后，颗粒机对于专区可以实行视频监控，将印章保管专柜、开柜、用印、入柜、备份等过程均置于视频监控之下，实现实时、音像管控。
二是使用电子印鉴。信息化建设得较好的公司可以使用电子印章，对于采购、销售、服务等日常经营项颗粒机目，制订格式合同，进行网上审核，使用电子印章。
07
印章管理“三特”
一是空白文件的用印问题。空白文件用印风险巨大，很多公司明令禁止，但实际上禁而不绝。
对于空白文件用印，须予禁止。如特殊情形确实需要的，应颗粒机严加监管：其一提高用印审批权限；其二是专用专管，由申请人专责领用、填写、交付、回收；其三对于用印的空白文件予以编号；其四绝对禁止空白交付，须由申请人填写相关内容，然后拍照回传审批，经批准后方可向外交付颗粒机，绝对禁止将用印后的空白文件对外交付；其五，限期收回，限期使用，期满收回，将使用过的文件收回存档，或将空白文件收回缴销。
二是公章携带外出问题。一般应禁止公章外携，确实需要的，应当专人携带，双人监督，使颗粒机用密封袋保管，用时开封，用完加封。
三是公司承包、租赁、并购的印章管理。公司承包、租赁、并购的合同中，应设专门的印章条款。将公司整体、或某一业务版块对外承包经营的，公章应仍由公司掌管，承包人需要使用公司颗粒机公章的，按公司印章管理规定办理。承包人业务需要的，可经公司批准后另行刻制承包专用的合同章，在公司监督下使用。公司资产转让的，公章不交付受让方。公司控股权转让的，建议将公司原公章封存，由新股东刻制新的公颗粒机司公章并保管使用。确需移交公章的，转让合同应明确约定公章移交的条件、时点、责任等。
赛尼尔法务智库
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